Upload dan Sharing Dokumen Menggunakan Google Docs

Google Docs merupakan salah satu dari beberapa fasilitas aplikasi online gratis milik Google Apps). Google docs mempunyai beberapa macam fungsi dan kegunaan, fungsi utama yang dapat kita temukan antara lain :

Word Processing. Fungsi dan kegunaanya mirip dengan ‘Microsoft Office Word’.

Spreadsheets. Fungsi dan kegunaannya sama seperti ‘Microsoft Office Excel’.

Presentations. Fungsi dan kegunaannya sama seperti ‘Microsoft PowerPoint’.

Dan masih banyak fungsi lainnya seperti misalnya dapat kita gunakan untuk membuat kontak form.

Untuk dapat mulai menggunakan fasilitas ini tidak banyak persyaratan yang harus kita penuhi, yang utama adalah kita harus punya koneksi internet dan sudah memiliki google account (gunakan account gmail). Jika dua hal di atas sudah terpenuhi, you are ready to go. Dokumen dapat kitabuat langsung pada halaman utama google docs --> Klik pada tombol drop-down ‘New’ sebelah pojok kiri atas --> Pilih jenis dokumen yang ingin kita buat, atau dokumen dapat dibuat di komputer rumah menggunakan aplikasi office kemudian upload ke google docs. File Extentions yang didukung untuk dapat diupload ke google docs antara lain :

• Documents (up to 500KB)
• HTML file dan plain text (.txt).
• Microsoft Word (.doc), 
• Rich Text (.rtf), 
• Open Document Text (.odt) 
• StarOffice (.sxw).
• Presentations (sampai 10MB dari computer, 2MB dari web, 500KB via email) 
• Microsoft PowerPoint (.ppt, .pps).
• Spreadsheets (Sampai 1MB).
• Comma Separated Value (.csv).
• Microsoft Excel (.xls) files and OpenDocument Spreadsheet (.ods).
• PDF Files (up to 10MB from your computer, 2MB from the web)

Jika ingin sharing file dengan teman, kerabat, atau rekan kerja kita cukup klik pada pilihan dokumen di jendela sebelah kanan pada halaman utama google docs. Kemudian klik tombol drop-down ‘Share’ pada sebeleh pojok kanan atas, klik pada pilihan menu ‘Get the link to share’. Centang pada kotak ‘Allow anyone with the link to view (no sign-in required)’. Jika kita memperbolehkan mereka untuk mengedit dokumen kita, klik pada kotak checkbox ‘Also allow them to edit’. Copy url di bawah tulisan ‘Share this link via email or IM’ dan kirimkan ke orang-orang yang ingin kita ajak sharing. Klik ‘Save & Close’.

Sekian.